Dans le monde des progiciels de gestion intégrés (ERP), la séquence de mise en œuvre est aussi cruciale que le choix du logiciel lui-même. Forts de notre expérience de déploiement de centaines de solutions Odoo, nous avons constaté qu'une erreur très courante consiste à démarrer un projet ERP avec le module CRM (gestion de la relation client). Forts de notre vaste expérience de mise en œuvre auprès de clients de divers secteurs, nous avons constaté que, même s'il peut sembler logique de suivre l'entonnoir de vente, cette décision entraîne souvent de graves problèmes d'intégrité des données et, in fine, des complications qui limitent la capacité de votre système à se concentrer sur le suivi des données financières critiques.
La mise en œuvre d'un système ERP n'est pas un processus linéaire simple. Il s'agit d'une intégration complexe de sous-systèmes où les données circulent d'un module à l'autre. Le CRM est la première étape de l'entonnoir : il capture les prospects et les opportunités. Cependant, dans un système interconnecté, cette action et toutes les suivantes (comme une vente ou un mouvement de stock) sont liées à la comptabilité.
Le problème est que lorsque des modules comme Stock sont activés après le CRM, l'ERP génère automatiquement des écritures comptables pour chaque mouvement de produit. Si le module comptable n'a pas été configuré au préalable, ces écritures seront créées avec des données incomplètes ou incorrectes, contaminant le système dès le départ. Corriger ces erreurs est une tâche fastidieuse et coûteuse, qui démotive souvent les équipes et compromet la réussite du projet. Ceci n'est qu'un exemple parmi tant d'autres où des erreurs de configuration involontaires peuvent entraîner des problèmes majeurs lors d'un projet de mise en œuvre.
La bonne stratégie : de l'intérieur vers l'extérieur
La meilleure façon de mettre en œuvre un ERP est de suivre une logique « de l’intérieur vers l’extérieur », en construisant une base solide avant d’ajouter des éléments externes.
- Comptabilité : La comptabilité doit toujours être le point de départ, car c'est le moteur financier de l'entreprise. En déployant et en configurant d'abord les fonctionnalités de comptabilité financière, l'équipe financière disposera du temps nécessaire pour se familiariser avec la plateforme et s'y adapter, en définissant le plan comptable, les taxes et autres règles financières. Cette base solide garantit que chaque transaction effectuée dans les autres modules (comme les ventes ou les stocks) est reflétée correctement et automatiquement.
- Opérations : Une fois la comptabilité configurée, les modules d'inventaire, de fabrication et/ou de projet peuvent être mis en œuvre avec une intégration des données financières beaucoup plus simple. Tous les mouvements de produits (achats, ventes, transferts) affectent les comptes du grand livre, ce qui fait des opérations un domaine crucial pour un suivi financier étroitement intégré. Une fois la comptabilité configurée, le système enregistrera avec précision les coûts et les revenus des stocks.
- Achats/Ventes : Grâce à l'inventaire et à la comptabilité déjà en place, les modules d'achats et de ventes s'intègrent parfaitement. Du devis à la facture, chaque étape génère des mouvements comptables et d'inventaire synchronisés en toute simplicité.
- CRM : Le CRM est mis en œuvre en dernier. Les processus de vente, d'inventaire et de comptabilité sont désormais bien définis. Les informations CRM s'intègrent harmonieusement aux modules suivants du tunnel de conversion, et l'entreprise dispose d'une vision complète et précise du cycle de vie client, du premier contact à la clôture de la vente et à la facturation.
Résumé : L'analogie de la voiture
Pour illustrer cela, imaginons la mise en œuvre d'un ERP comme la construction d'une voiture. Le module Comptabilité représente le moteur et le châssis. C'est la structure interne qui doit être parfaite pour que le véhicule fonctionne comme prévu. Le CRM représente la carrosserie et la peinture. C'est ce que vous voyez, mais il ne peut fonctionner efficacement sans une structure interne solide. Construire la voiture de l'extérieur vers l'intérieur, en commençant par la peinture, n'aurait tout simplement pas de sens. De même, implémenter le CRM en premier est la voie royale vers un chaos de données et des problèmes futurs.
En suivant cette séquence, c'est-à-dire en commençant l'implémentation par le module Comptabilité et non par le CRM, nous donnons à l'équipe Finance et/ou Comptabilité l'opportunité de devenir experte de la plateforme dès la phase 1 du projet. Ces connaissances préalables leur permettront de diriger et de guider les autres équipes, ainsi que de détecter rapidement les erreurs éventuelles. Cette méthodologie protège non seulement l'intégrité des données, mais constitue également une base de connaissances solide pour une réussite à long terme. De plus, avoir OSI à bord pour vous fournir les bons conseils et la bonne stratégie peut être essentiel pour atteindre le succès de votre projet et soutenir les objectifs à long terme de votre organisation.
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