Los aranceles se han convertido en un tema recurrente en las conversaciones sobre comercio global, y su impacto se siente en todos los sectores. Ya sea que se importen materias primas, se exporten productos terminados o simplemente se adquieran suministros, los aranceles influyen directamente en los costos y la rentabilidad. Para los consumidores, los aranceles pueden significar precios más altos en la caja; para las empresas, introducen niveles adicionales de complejidad en la gestión de la cadena de suministro, la planificación financiera y el cumplimiento normativo.
¿Sabías que, según The Budget Lab, la tasa arancelaria promedio será del 16,4% incluso después de los cambios en el consumo, la más alta desde 1937?
Como empresario, es natural preguntarse: ¿Cómo debo contabilizar este aumento de aranceles en mi sistema ERP? Más específicamente, ¿cómo puedo calcular con precisión los impuestos de importación y exportación, mantenerme al día con las cambiantes regulaciones comerciales y cumplir con las normativas sin ralentizar las operaciones? Estas son preguntas cruciales y, afortunadamente, las plataformas ERP modernas ofrecen herramientas y configuraciones que pueden ayudar a agilizar la gestión arancelaria. Repasemos cómo puedes mantener tus operaciones al día con precisión ante los rápidos cambios de la cadena de suministro y la industria manufacturera.
Comprensión de los aranceles y los códigos comerciales
Código SA (Código del Sistema Armonizado)
El Código del Sistema Armonizado (SA) o Harmonized System (HS) Code es un estándar reconocido mundialmente y desarrollado por la Organización Mundial de Aduanas (OMA). Clasifica los productos mediante un sistema numérico de seis dígitos adoptado por más de 200 países. Cada código corresponde a un tipo de producto específico, como tubos de acero, granos de café, microchips, etc. Al utilizar una clasificación común, el Código SA agiliza los trámites aduaneros y proporciona coherencia transfronteriza, esencial para las empresas que comercian internacionalmente. Una clasificación errónea de estos códigos SA puede a menudo provocar retrasos, multas o aranceles imprevistos, por lo que la precisión es fundamental.
Código HTS (Código de la Lista Arancelaria Armonizada)
Si bien el Código del SA proporciona un marco universal, el Código de la Lista Arancelaria Armonizada (HTS) es específico de Estados Unidos. El HTS se basa en el sistema del SA añadiendo cuatro dígitos más, creando un código de diez dígitos. Los primeros seis dígitos reflejan el Código del SA internacional para lograr coherencia global, mientras que los últimos cuatro dígitos son exclusivos de la legislación comercial estadounidense y determinan los tipos arancelarios exactos y los tratamientos arancelarios aplicados a las mercancías importadas. Por ejemplo, si bien dos productos pueden compartir el mismo Código del SA de seis dígitos a nivel mundial, los dígitos adicionales del Código HTS de EE. UU. determinarán el tipo arancelario específico que se aplica cuando esas mercancías entran en el mercado estadounidense.
Por qué estos códigos son importantes para los sistemas ERP
En un sistema ERP, los códigos del SA y del HTS son más que simples números de referencia; son datos importantes que impulsan la precisión de los informes financieros, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa. Al almacenar el código correcto a nivel de producto, un ERP puede:
- Calcular automáticamente los aranceles y derechos aplicables.
- Genere documentación aduanera conforme para envíos internacionales.
- Compatibilidad con Intrastat y otros requisitos de informes.
- Ofrezca visibilidad de los costos de descarga, lo que ayuda a las empresas a mantener la rentabilidad.
Manejo de tarifas en sistemas ERP
Una vez que comprenda la función de los códigos HS y HTS, el siguiente paso es determinar cómo se gestionan los aranceles en su sistema ERP. Dado que los aranceles afectan directamente el coste en destino, las estrategias de precios y los requisitos de cumplimiento, gestionarlos correctamente en su ERP es vital para sus operaciones.
En la mayoría de los sistemas ERP, la información arancelaria está vinculada directamente a los registros de productos. Esta información suele conservarse en los datos maestros del producto, donde se pueden almacenar campos como los códigos HS/HTS, el país de origen y las clasificaciones aduaneras. Algunos sistemas proporcionan campos aduaneros específicos o permiten extensiones/módulos que permiten a las empresas registrar datos de cumplimiento adicionales. Organizar correctamente esta información garantiza que cada producto que circula por su cadena de suministro tenga la clasificación correcta, lo que aumenta la precisión de los informes y el cálculo de aranceles.
Por ejemplo, si importa un producto de varios países, su ERP puede diferenciar los aranceles e impuestos según cada país de origen. Sin centralizar estos datos en su ERP, tendría que ajustar manualmente las hojas de cálculo o conciliar los costes una vez procesados los envíos. Este enfoque es propenso a errores y puede consumir mucho tiempo.
Cómo la automatización facilita la gestión de aranceles
La automatización es el punto clave que los sistemas ERP aportan a la gestión arancelaria. Al integrar códigos arancelarios y datos aduaneros en su ERP, puede automatizar el cálculo de aranceles, impuestos y tasas en las transacciones de compra o venta. Esto reduce la introducción manual de datos, minimiza los errores humanos y proporciona visibilidad en tiempo real del coste real de los productos.
Analicemos cómo algunos ERP que utilizamos con frecuencia facilitan la gestión de aranceles en las operaciones de su cadena de suministro.
Gestión de tarifas en Odoo ERP
Odoo ha seguido desarrollando sus capacidades en torno al comercio internacional, y la gestión arancelaria es un área donde las versiones recientes ofrecen ventajas significativas.
Odoo Versión 18 (Última versión)
Con Odoo 18, las empresas acceden a funcionalidades listas para usar que simplifican enormemente la gestión arancelaria. Los códigos de productos (HS/HTS) y los países de origen se pueden gestionar directamente en el sistema, eliminando la necesidad de soluciones alternativas personalizadas. Esta funcionalidad se puede habilitar en la configuración de Intrastat, en el módulo Contabilidad. Una vez configurado, Odoo permite:
- Asignar códigos HS/HTS y datos de origen a productos individuales.
- Generar informes Intrastat que cumplan con la normativa para rastrear el movimiento de mercancías dentro de la UE.
- Cumplir con los requisitos de informes aduaneros con campos precisos y preconfigurados.
- Mejorar la precisión del coste en destino incorporando datos relacionados con los aranceles en sus flujos de trabajo contables.
Para las empresas que operan a nivel internacional, esta función integrada reduce la complejidad y garantiza que la gestión arancelaria esté perfectamente integrada en los informes financieros y los procesos de la cadena de suministro.
Versiones anteriores de Odoo
Si utiliza una versión anterior de Odoo, no encontrará la misma compatibilidad integrada con códigos de productos y datos arancelarios. Sin embargo, la flexibilidad de Odoo y su sólida comunidad de código abierto ofrecen soluciones alternativas. La Asociación de la Comunidad de Odoo (OCA) mantiene módulos que amplían las versiones anteriores de Odoo e incluyen campos para códigos HS/HTS, país de origen e informes Intrastat. Al instalar y configurar estos módulos de OCA, las empresas pueden lograr una funcionalidad similar a la que ya viene de serie en Odoo 18.
Si bien el enfoque de OCA requiere configuración adicional y experiencia técnica, es una opción probada para las empresas que aún no están listas para actualizar a la última versión de Odoo. Muchos consultores de ERP especializados en Odoo (como OSI) pueden ayudarle a seleccionar, configurar y mantener estos módulos de la comunidad para mantener su sistema conforme y eficiente.
En resumen, la versión de Odoo que utilice determinará la mejor estrategia para la gestión de tarifas. Si utiliza la versión 18, habilitar la funcionalidad de Intrastat le ofrece una solución optimizada y lista para usar. Si utiliza una versión anterior, aprovechar los módulos de OCA es una forma eficaz de solucionar el problema. En cualquier caso, la flexibilidad de Odoo garantiza que las empresas tengan un camino a seguir para integrar la gestión de tarifas en su entorno ERP.
Gestión de tarifas en IFS ERP
A diferencia de algunas plataformas ERP, IFS no ofrece funcionalidad nativa para gestionar códigos del Sistema Armonizado (SA) ni del Sistema Arancelario Armonizado (SGA). Esto significa que las empresas que dependen de IFS deben adoptar un enfoque alternativo para la captura y aplicación de datos arancelarios. Afortunadamente, IFS ofrece campos y extensiones flexibles que se pueden configurar para satisfacer las necesidades de cumplimiento y elaboración de informes aduaneros.
Uso del campo "Estadísticas Aduaneras"
Una de las soluciones más prácticas es aprovechar el campo "Estadísticas Aduaneras" de IFS. Este valor se obtiene de la página "Gestión de Almacenes, Datos Básicos, Número de Estadísticas Aduaneras" en la nube.
Aquí, las empresas pueden introducir números o códigos de clasificación que se ajusten a las normas HS/HTS. Si bien este campo no está diseñado específicamente para la gestión arancelaria, puede servir eficazmente como marcador de posición para los datos de clasificación de productos. Una vez configurado, el campo "Estadísticas Aduaneras" garantiza que la información relacionada con los aranceles siga a un producto a través de los flujos de trabajo de IFS, la documentación de apoyo y los informes.
Integración con los informes de Intrastat
Para las organizaciones que operan en la Unión Europea, IFS ofrece una opción adicional a través de la Extensión Global de IFS. Al habilitar la funcionalidad de Intrastat a través del Centro de Control de Localización de Empresas, las empresas pueden vincular los datos de las Estadísticas Aduaneras con los requisitos de informes transfronterizos. Esta configuración permite a las empresas generar las declaraciones comerciales necesarias que exige la normativa de la UE, aunque la funcionalidad HS/HTS no esté integrada de forma nativa en IFS.
Soluciones y consideraciones para los usuarios de IFS
Si bien estas soluciones alternativas son eficaces, requieren una configuración y un mantenimiento cuidadosos. Las empresas deben:
- Asegurarse de que los datos de las Estadísticas Aduaneras se apliquen de forma coherente a todos los productos relevantes.
- Revisar y actualizar periódicamente los códigos para reflejar los cambios en las listas arancelarias o las regulaciones.
- Considerar una integración o personalización adicional si la gestión arancelaria desempeña un papel importante en los cálculos del coste en destino.
La ventaja de IFS es que su sistema admite una amplia gama de metodologías de cálculo de costes y puede ayudar a los usuarios a simular el impacto en el margen del aumento de los aranceles y a ajustar los precios de venta o negociar las condiciones con el proveedor en respuesta a dichos cambios.
Otra gran característica de IFS es su amplia capacidad de pronóstico, que le permite anticipar la cantidad de producto que debe producir y su costo. Esto ayuda a sus equipos a tomar mejores decisiones y a maximizar el retorno de la inversión (ROI) de su negocio a largo plazo.
Mejores prácticas para abordar las tarifas en ERP
Independientemente de la plataforma ERP que utilice su empresa, ya sea Odoo, IFS u otro sistema, los principios de una gestión arancelaria eficaz siguen siendo los mismos. Las tarifas pueden variar rápidamente con los cambios en los acuerdos comerciales, las políticas gubernamentales y las relaciones internacionales, por lo que es fundamental contar con una estrategia proactiva para gestionar eficazmente estas fluctuaciones del sector dentro de su ERP.
Mantenga actualizados los códigos de clasificación de productos
Los códigos HS y HTS precisos son la base de la gestión arancelaria. Incluso una pequeña clasificación errónea puede dar lugar a tipos de derechos incorrectos, retrasos en los envíos o multas costosas. Establezca un proceso interno para revisar y actualizar códigos periódicamente, especialmente si introduce nuevos productos o materiales de origen de diferentes regiones.
Revisar periódicamente las listas arancelarias y los cambios regulatorios
Los tipos arancelarios no son estáticos; pueden cambiar a medida que los gobiernos ajustan sus políticas comerciales. Asigne responsabilidad dentro de su organización para monitorear las actualizaciones de las autoridades aduaneras y organizaciones comerciales. Al introducir esta información en su sistema ERP, puede asegurarse de que los cálculos de sus tareas sigan siendo precisos y conformes.
Aproveche la automatización para reducir errores
La introducción manual de datos arancelarios no solo requiere mucho tiempo, sino que también es propensa a errores. La mayoría de los sistemas ERP modernos ofrecen formas de automatizar el cálculo de aranceles, integrar datos aduaneros y generar informes de cumplimiento. Al automatizar estos procesos, las empresas minimizan el riesgo, mejoran la eficiencia y obtienen visibilidad en tiempo real de los costos de importación.
Colabore con especialistas en ERP para configurar sus sistemas para el cumplimiento normativo.
Incluso con las herramientas adecuadas, una configuración correcta es clave. Los consultores y especialistas en ERP pueden ayudarle a adaptar su sistema para gestionar correctamente los datos tarifarios, garantizar la correcta configuración de las funciones de generación de informes y recomendar módulos o integraciones adicionales si es necesario. Esta orientación puede ser especialmente valiosa al trabajar en varios países con requisitos diversos.
Conclusiones clave sobre las tarifas de la cadena de suministro y las plataformas ERP
Gestionar los aranceles en su sistema ERP no se trata solo de cumplimiento normativo, sino de mantener la rentabilidad y la eficiencia operativa en un entorno comercial global en constante cambio. Siguiendo estas buenas prácticas, su empresa puede mantenerse ágil, evitar errores costosos y garantizar la fluidez del comercio internacional.
Si le interesa mejorar esta área de las operaciones de su cadena de suministro, nuestro equipo está aquí para ayudarle. Contáctenos hoy mismo y con gusto le guiaremos para que aproveche e implemente la tecnología y logre mejores procesos y éxito empresarial.
