Gestión del cambio y psicología de las organizaciones

Las implementaciones exitosas dependen de aceptar el cambio

Prácticamente todos los artículos o libros escritos sobre implementaciones de ERP analizan los problemas de la gestión del cambio. Más del 50% de los desafíos de los proyectos se atribuyen a la gestión del cambio o a la desalineación de los procesos de negocio. Para ser más precisos, la gestión de cambios es esencial para la implementación de un ERP porque ayuda a garantizar que los cambios que se realizan sean comprendidos y aceptados por las personas que utilizarán el sistema. La implementación de un sistema ERP implica cambios significativos en la forma en que una organización opera y gestiona sus procesos comerciales, y estos cambios pueden ser disruptivos y difíciles de adaptar para los empleados. Si la gestión del cambio no se planifica e implementa adecuadamente, puede generar resistencia al nuevo sistema, disminución de la productividad y, en última instancia, el fracaso del proyecto ERP.

La gestión eficaz del cambio ayuda a minimizar el impacto negativo de estos cambios y maximizar los beneficios del nuevo sistema. Esto incluye identificar y abordar las necesidades e inquietudes de las partes interesadas, brindar capacitación y apoyo a los empleados y comunicarse periódicamente con todas las partes involucradas para garantizar que la transición al nuevo sistema sea fluida y exitosa.

Una vez más, estos puntos se entienden bien. Sin embargo, creemos que el próximo avance en la Gestión del Cambio es abordar el problema de frente con ciencia e investigación, no con corazonadas; en otras palabras, con la Psicología Organizacional.

Psicología organizacional y ERP

El papel de la psicología organizacional en las implementaciones de ERP es aplicar el conocimiento científico sobre el comportamiento humano en las organizaciones para mejorar el bienestar y la efectividad de los individuos y grupos durante el proceso de cambio. Las implementaciones de ERP implican cambios significativos en la forma en que una organización opera y gestiona sus procesos de negocio, y estos cambios pueden ser disruptivos y difíciles de adaptar para los empleados.

La psicología organizacional se puede utilizar para identificar las necesidades y preocupaciones de las partes interesadas y desarrollar estrategias para abordarlas. Esto puede incluir brindar capacitación y apoyo a los empleados para ayudarlos a adaptarse al nuevo sistema, así como comunicación y compromiso efectivos con todas las partes involucradas para garantizar que la transición al nuevo sistema sea fluida y exitosa. Al adoptar un enfoque psicológico para la gestión del cambio, las organizaciones pueden comprender mejor los factores que pueden afectar el éxito de la implementación de un ERP y desarrollar estrategias para abordar estos desafíos.

Ayudar a sus empleados a aceptar el cambio

El principal desafío de cualquier implementación es el cambio. La gente no acepta naturalmente el cambio. La teoría de las expectativas, un enfoque dentro de la psicología organizacional, postula que las personas se sienten más realizadas cuando esperan que les vaya bien en sus tareas diarias. A menudo hemos visto esto retratado en la cultura popular como visualización: si una persona visualiza el éxito, lo logrará. El pateador de campo a punto de patear al ganador del juego, el trenecito que pudo, los ejemplos siguen y siguen. El cambio altera las expectativas de éxito de los empleados. La nueva tecnología, herramienta, proceso o jefe siempre causará ansiedad porque las expectativas están cambiando. Aplicar esta teoría a las implementaciones de ERP significa convencer a los empleados de que deben esperar tener éxito con el nuevo sistema.

Cuando las expectativas de los empleados pasan a primer plano, se pueden identificar barreras específicas al cambio. Siempre habrá quienes en la organización sientan que sus habilidades están siendo reemplazadas por los cambios que impone la implementación. Esto lleva al miedo, que a su vez conduce a la incertidumbre, que a su vez conduce al deseo de restablecer la certeza. Los empleados persiguen esta necesidad de certeza encontrando grupos o individuos con los mismos intereses. En este caso los intereses toman la forma de preocupaciones sobre el cambio. En poco tiempo, hay todo un campo de empleados que se levanta para resistir el cambio. Esto puede dar lugar a matices culturales que tienen un impacto de gran alcance en el funcionamiento de la organización. La cultura se come la estrategia en el desayuno, y la implementación mejor planificada fracasará si se permite que crezca una cultura de resistencia.

Estas personas deben ser identificadas desde el principio y deben incorporarse a la implementación como expertos en la materia, capacitarse como superusuarios, etc. Esto cambia las expectativas de los resistentes de amenaza a éxito antes de que puedan afianzarse contra el cambio. En OSI, hemos descubierto que jugar un poco de “Judo” puede ayudar a convertir a las personas resistentes en campeones del cambio.