¿Cuáles son los costos típicos de ERP y cómo debería gestionarlos?
Muchos de nuestros competidores cotizan rápidamente el costo de un proyecto, basándose en una breve investigación sobre los ingresos totales estimados por ventas de un cliente potencial. Este enfoque descendente es rápido y sencillo, pero no resulta útil.
El costo de la implementación de un ERP puede variar significativamente en función de diversos factores, como el tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos de negocio, el número de usuarios y el tipo de industria. Por lo tanto, es importante planificar y presupuestar cuidadosamente la implementación de un ERP para garantizar que todos los recursos necesarios estén disponibles y que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
Entonces, ¿cómo es que los proyectos ERP superan el presupuesto?
Los proyectos de ERP suelen exceder sus presupuestos por razones comunes y prevenibles. Uno de los mayores problemas es no tener en cuenta todos los costos asociados; muchas organizaciones subestiman la magnitud de un proyecto de esta magnitud. Para mantener el rumbo financiero, es importante identificar y planificar estos gastos, a menudo ignorados, mediante:
Entonces, ¿cómo es que los proyectos de ERP superan el presupuesto? Resulta que las razones son bastante predecibles y evitables.
1. Falta de planificación adecuada
Los proyectos de ERP son complejos y requieren una planificación cuidadosa para garantizar que todos los procesos comerciales se capturen e integren en el nuevo sistema. Si no se realiza una planificación adecuada, se pueden producir retrasos, sobrecostos presupuestarios y, en última instancia, el fracaso del proyecto.
2. Formación insuficiente
Una formación adecuada es esencial para el éxito de cualquier implementación de ERP. Si los empleados no reciben la capacitación adecuada sobre cómo utilizar el nuevo sistema, esto puede llevar a una falta de adopción y, en última instancia, a que no se obtengan los beneficios esperados.
3. Resistencia al cambio
Muchos proyectos de ERP implican cambios significativos en los procesos de negocio, que pueden resultar difíciles de aceptar para los empleados. Si hay resistencia al cambio, puede conducir a una falta de adopción y a la imposibilidad de obtener los beneficios esperados.
4. Mala selección de proveedores
Es importante elegir un proveedor que tenga un historial de implementaciones exitosas de ERP y que pueda brindar el soporte y los recursos necesarios. Cuando busque asesoramiento o seleccione un socio, encuentre el socio en quien pueda confiar más. Les permitirás entrar en el funcionamiento interno de tu negocio y necesitas sentirte confiado y escuchado. Si se elige al proveedor equivocado, puede provocar el fracaso del proyecto y la imposibilidad de obtener los beneficios esperados.
5. Alcance incompleto
Los proyectos de ERP a menudo implican la integración de múltiples procesos de negocio, lo que puede ser complejo. Si el alcance del proyecto no está adecuadamente definido o es incompleto, puede dar lugar a malentendidos y a que no se obtengan los beneficios esperados.
6. Objetivos del proyecto poco claros
Es importante tener objetivos del proyecto claros y mensurables que sean comprendidos por todas las partes interesadas. Si estos objetivos no están claramente definidos o no están alineados con la estrategia comercial general, es probable que su proyecto no brinde los beneficios que busca.
Cómo determinar su presupuesto de ERP
Para calcular con precisión el presupuesto que necesitará para un proyecto de ERP, deberá:
1. Identificar el alcance del proyecto. Determinar los procesos de negocio que deben integrarse en el sistema ERP y las características y funcionalidades que se requieren.
2. Determinar los recursos necesarios. Calcule el tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto, incluida la cantidad de empleados que participarán y la cantidad de capacitación que se requerirá.
3. Trabajar con un proveedor para desarrollar un plan de implementación y un presupuesto detallados. Colaborar con un socio de implementación para desarrollar un plan y un presupuesto que incluya el costo del software, la personalización, la implementación y el mantenimiento y soporte continuos.
4. Revisar el costo total de propiedad (TCO). Revise cuidadosamente el TCO del sistema ERP, incluidos los costos continuos de mantenimiento y soporte, para garantizar que el sistema brinde valor a largo plazo para el negocio.
Siguiendo estos pasos, puede desarrollar un presupuesto de ERP mucho más preciso y realista. Sin embargo, incluso el presupuesto más detallado puede resultar insuficiente si no se tienen en cuenta los costos ocultos o indirectos que suelen acompañar a los proyectos de ERP.
Gestión del cambio
Implementar un nuevo sistema ERP no es solo un proyecto técnico; es una iniciativa de cambio organizacional. El tiempo y los recursos necesarios para ayudar a los empleados a adaptarse a los nuevos flujos de trabajo y herramientas pueden ser considerables. Es fundamental presupuestar para comunicaciones internas, personal de soporte adicional y cursos de actualización.
Desafíos de personalización e integración
Incluso si comienza con una solución ERP estándar, a menudo es necesario personalizarla para adaptarla a su modelo de negocio. La integración con sistemas existentes, como CRM, comercio electrónico o plataformas de cadena de suministro, puede suponer una complejidad y unos costes adicionales que no siempre son evidentes a primera vista.
Migración y limpieza de datos
Migrar datos heredados al nuevo sistema es una tarea importante. A menudo requiere más tiempo, esfuerzo y recursos técnicos de lo previsto, especialmente si los datos están desorganizados, son inconsistentes o necesitan ser transformados para adaptarse a la nueva estructura.
Retrasos y desviación del alcance
Sin una sólida gobernanza del proyecto, las implementaciones de ERP pueden fácilmente sobrepasar el alcance original. Las solicitudes de nuevas funciones, los cambios en los requisitos o los retrasos en la toma de decisiones pueden sobrepasar los plazos y los presupuestos.
Soporte post-implementación
El trabajo no termina tras la puesta en marcha. La optimización continua, el ajuste del rendimiento y el soporte al usuario forman parte del coste a largo plazo. Las organizaciones que no asignan presupuesto para esta fase suelen tener dificultades para obtener el ROI completo de su sistema ERP.
Planificar estos costes menos visibles desde el principio puede marcar la diferencia entre un proyecto que consume recursos y uno que impulsa una mejora empresarial medible. Cuanto más completa sea su planificación, más seguro estará de que su inversión en ERP generará valor a largo plazo.
Conclusiones clave sobre la gestión de costes de ERP
Gestionar los costes de ERP puede ser complejo, pero con el enfoque adecuado, podrá tener una visión clara de adónde se destina su presupuesto y cómo mantener su proyecto en marcha. Además, asociarse con un proveedor de implementación de ERP con experiencia puede marcar una diferencia significativa, especialmente uno que comprenda los costes que a menudo se pasan por alto y sepa cómo alinear la tecnología con las operaciones de su negocio. Con la experiencia y la planificación adecuadas, estará mejor preparado para llevar a cabo un proyecto exitoso que respalde sus objetivos a largo plazo.
