Un buen profesional de ERP sabe que aplicar un poco más de reflexión y esfuerzo a su presupuesto puede hacer que su implementación de ERP avance mucho. En este artículo, lea unos diez secretos para presupuestar su proyecto de forma eficaz.
Muchos de nuestros competidores cotizarán rápidamente el costo de un proyecto, basándose en un poco de investigación sobre los ingresos totales por ventas estimados de un cliente potencial. Este tipo de enfoque de arriba hacia abajo es rápido y fácil, pero no útil.
El costo de la implementación de un ERP puede variar significativamente dependiendo de una serie de factores como el tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos comerciales, la cantidad de usuarios y el tipo de industria. Por lo tanto, es importante planificar y presupuestar cuidadosamente la implementación de un ERP para garantizar que todos los recursos necesarios estén disponibles y que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
Para determinar un presupuesto para la implementación de un ERP, es importante:
-
Identificar el alcance del proyecto. Determinar los procesos de negocio que deben integrarse en el sistema ERP y las características y funcionalidades que se requieren.
-
Determinar los recursos necesarios. Calcule el tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto, incluida la cantidad de empleados que participarán y la cantidad de capacitación que se requerirá.
-
Trabajar con un proveedor para desarrollar un plan de implementación y un presupuesto detallados. Colaborar con un proveedor para desarrollar un plan y un presupuesto que incluya el costo del software, la personalización, la implementación y el mantenimiento y soporte continuos.
-
Revisar el costo total de propiedad (TCO). Revise cuidadosamente el TCO del sistema ERP, incluidos los costos continuos de mantenimiento y soporte, para garantizar que el sistema brinde valor a largo plazo para el negocio.
Entonces, ¿cómo es que los proyectos de ERP superan el presupuesto? Resulta que las razones son bastante predecibles y evitables.
1. Falta de planificación adecuada
Los proyectos de ERP son complejos y requieren una planificación cuidadosa para garantizar que todos los procesos comerciales se capturen e integren en el nuevo sistema. Si no se realiza una planificación adecuada, se pueden producir retrasos, sobrecostos presupuestarios y, en última instancia, el fracaso del proyecto.
2. Formación insuficiente
Una formación adecuada es esencial para el éxito de cualquier implementación de ERP. Si los empleados no reciben la capacitación adecuada sobre cómo utilizar el nuevo sistema, esto puede llevar a una falta de adopción y, en última instancia, a que no se obtengan los beneficios esperados.
3. Resistencia al cambio
Muchos proyectos de ERP implican cambios significativos en los procesos de negocio, que pueden resultar difíciles de aceptar para los empleados. Si hay resistencia al cambio, puede conducir a una falta de adopción y a la imposibilidad de obtener los beneficios esperados.
4. Mala selección de proveedores
Es importante elegir un proveedor que tenga un historial de implementaciones exitosas de ERP y que pueda brindar el soporte y los recursos necesarios. Cuando busque asesoramiento o seleccione un socio, encuentre el socio en quien pueda confiar más. Les permitirás entrar en el funcionamiento interno de tu negocio y necesitas sentirte confiado y escuchado. Si se elige al proveedor equivocado, puede provocar el fracaso del proyecto y la imposibilidad de obtener los beneficios esperados.
5. Alcance incompleto
Los proyectos de ERP a menudo implican la integración de múltiples procesos de negocio, lo que puede ser complejo. Si el alcance del proyecto no está adecuadamente definido o es incompleto, puede dar lugar a malentendidos y a que no se obtengan los beneficios esperados.
6. Objetivos del proyecto poco claros
Es importante tener objetivos del proyecto claros y mensurables que sean comprendidos por todas las partes interesadas. Si estos objetivos no están claramente definidos o no están alineados con la estrategia comercial general, es probable que su proyecto no brinde los beneficios que busca.
Determining Your ERP Budget
In order to accurately calculate the budget you'll need for an ERP project, you have to:
1. Identify the scope of the project: Determine the business processes that need to be integrated into the ERP system and the features and functionality that are required.
2. Determine the resources required: Estimate the time and resources needed to complete the project, including the number of employees who will be involved and the amount of training that will be required.
3. Work with an implementation partner to develop a detailed project plan and budget: Collaborate with an implementation partner to develop a plan and budget that includes the cost of the software, customization, implementation, and ongoing maintenance and support.
4. Review the total cost of ownership (TCO): Carefully review the TCO of the ERP system, including ongoing maintenance and support costs, to ensure that the system delivers long-term value for the business.
By taking these steps, you can develop a far more accurate and realistic ERP budget. But even the most detailed budget can fall short if you're not accounting for the hidden or indirect costs that often accompany ERP projects. These include the following
Change Management
Rolling out a new ERP system isn’t just a technical project; it’s an organizational change initiative. The time and resources needed to help employees adapt to new workflows and tools can be significant. Budgeting for internal communications, additional support staff, and training refreshers is essential.
Customization and Integration Challenges
Even if you start with an off-the-shelf ERP solution, customizations are often needed to fit your business model. Integrating with existing systems like CRM, eCommerce, or supply chain platforms can introduce additional complexity and costs that aren't always obvious at the outset.
Data Migration and Cleanup
Migrating legacy data to the new system is a major task. It often requires more time, effort, and technical resources than anticipated, especially if the data is disorganized, inconsistent, or needs to be transformed to fit the new structure.
Delays and Scope Creep
Without strong project governance, ERP implementations can easily grow beyond the original scope. New feature requests, shifting requirements, or delayed decision-making can all push timelines and budgets beyond their limits.
Post-Implementation Support
The work doesn’t stop after go-live. Continued optimization, performance tuning, and user support are part of the long-term cost. Organizations that fail to allocate budget for this phase often struggle to realize the full ROI of their ERP system.
Planning for these less-visible costs up front can mean the difference between a project that drains resources and one that drives measurable business improvement. The more comprehensive your planning, the more confident you can be that your ERP investment will deliver lasting value.
Key Takeaways on Managing ERP Costs
Managing ERP costs can be complex, but with the right approach, you can gain clear visibility into where your budget is going and how to keep your project on track. Also, partnering with an experienced ERP implementation provider can make a significant difference, especially one that understands the often-overlooked costs and knows how to align technology with your business operations. With the right expertise and planning, you'll be better equipped to deliver a successful project that supports your long-term goals.
