Casai utiliza Odoo ERP para centralizar operaciones, automatizar procesos y apoyar el crecimiento

En 2019, los fundadores de Casai, Nico Barawid y Maricarmen Herrerias, notaron que la industria de la hospitalidad carecía de su capacidad para satisfacer simultáneamente las necesidades de dos tipos de viajeros claramente diferentes: aquellos que anhelan una experiencia inmersiva, localmente interesada, y aquellos cuyo viaje superior las necesidades incluyen sábanas frescas y frescas y mimos al nivel de la cara (ahh). Al darse cuenta de la madurez de la oportunidad al identificar esta brecha en el mercado, el dúo decidió combinar su profunda experiencia en negocios y hospitalidad para crear espacios donde estos dos tipos de viajeros puedan unirse en armonía. El resto es historia.

Hoy, con las operaciones en pleno apogeo, el equipo de Casai elabora cuidadosamente la estética de cada apartamento para contar las historias del vecindario al que pertenece, al mismo tiempo que presta atención a los principios esenciales para brindar una estadía lujosa y exuberante. Es esta combinación de autenticidad, esplendor y comodidad lo que finalmente genera lo que ha llegado a definir la experiencia de viaje de Casai: tecnología de punta, diseño artesanal, servicios para huéspedes con interfaz digital, una conexión WiFi confiable y sólida, y un fuerte énfasis en crear ese tipo especial de comodidad que solo se puede encontrar en el hogar.

Casai no solo está revolucionando la forma en que los viajeros se hospedan, sino también los niveles de inmersión y comodidad que ahora están disponibles en todas sus partes favoritas de América Latina.

A partir de un humilde puñado de apartamentos en la Ciudad de México, Casai ha experimentado un crecimiento excepcional con más de 1000 ubicaciones ahora disponibles en todo México y Brasil, desde Tulum hasta Río de Janeiro. Sin embargo, como sería el caso en cualquier industria, un crecimiento tan impresionante a menudo puede generar problemas de escalabilidad y tensión en las operaciones, lo que en última instancia provoca ligeras interrupciones en los procesos que, si no se atienden, pueden volverse engorrosos para aquellos que intentan administrar un negocio sin un sólido Sistema ERP.

Este era exactamente el escenario en el que se encontraban nuestros amigos de Casai.

La organización de Casai está estructurada en torno a varias entidades y equipos, como ventas, contabilidad y finanzas, logística, experiencia del cliente, compras, inventario y TI. Y, hasta que Odoo llegó a sus vidas, las operaciones de Casai dependían de sistemas aislados que no podían comunicarse entre sí, lo que resultaba en una combinación de procesos efectivamente ineficiente y que consumía mucho tiempo.

Casai había estado aprovechando las plataformas y herramientas en línea para administrar los diferentes aspectos de su negocio, que incluyen:

• Guesty
• ZenDesk
• ContPaq
• BreezeWay
• Slack
• WhatsApp

Como el éxito ganado con tanto esfuerzo llevó a Casai a un crecimiento sustancial, la ausencia de conectividad entre las funciones comerciales esenciales de Casai condujo a una falta general de control sobre su alcance total de operaciones. En pocas palabras: una deficiencia total visible en todos los rincones de su organización. Sin la integración de las líneas de conexión establecidas entre cada una de las funciones comerciales de Casai, se hizo difícil para los encargados de cada proceso individual garantizar que las operaciones encajaran sin problemas con el sistema en su conjunto.

El equipo de Casai comenzó a sentirse incapaz de seguir el ritmo de su crecimiento, especialmente en lo que respecta a las operaciones de contabilidad y ventas. Los errores que obstaculizan el crecimiento, los descuidos y las fallas en la operación perfecta se sintieron como si estuvieran en el horizonte.

¿Nuestro diagnóstico en una frase? Casai necesitaba desarrollar una imagen real de su organización. En otras palabras: Odoo ERP.

Casai se reunió con nuestros consultores de Odoo para discutir una integración completa de Odoo. Después de haber realizado los trámites para conocer a Casai lo suficientemente íntimamente como para comenzar a estructurar una integración que se ajuste a sus necesidades, nuestros consultores de Odoo decidieron integrar un sistema ERP de código abierto de Odoo que brinda a Casai esa imagen real de su organización a escala.

Pero con el crecimiento de Casai moviéndose tan rápido junto con el mercado actual cada vez más apremiante de servicios de alquiler, Nico, Maricarmen y el resto de su equipo decidieron solicitar una vez una fecha límite difícil y sin gracia: mientras que los proyectos del alcance de Casai Por lo general, la implementación demora entre 8 y 12 meses, OSI acordó integrar la contabilidad y las ventas de Odoo en solo 7 semanas, con un enfoque en la logística en el transcurso de unos pocos meses a partir de entonces. En otras palabras, para que este proyecto sea un éxito completo, tendría que hacerse en un santiamén.

Los equipos de Casai y OSI acordaron una integración en dos fases, divididas en el transcurso de solo unos meses. Si se ejecuta correctamente, el éxito de una integración tan rápida como un rayo no solo significaría un nuevo récord para una integración de Odoo liderada por OSI, sino también para transformar las funciones comerciales digitales de un cliente en un conjunto de procesos optimizado y automatizado.

Para cumplir con este plazo agresivo, los miembros del equipo de Casai trabajaron en estrecha colaboración con los consultores de OSI para realizar un análisis exhaustivo de los requisitos, durante el cual el grupo acordó que el sistema ideal de Casai requería pocas personalizaciones, lo que dejaba un amplio espacio para concentrarse en configurar la conectividad entre los procesos. Aunque Casai había elegido lo mejor para sus aplicaciones comerciales antes de Odoo, lo que su organización realmente necesitaba era exactamente lo que Odoo ERP es tan bueno en ofrecer: Integración.

Con Odoo, los sistemas como el de contabilidad y el de ventas se unen para crear una solución, con ventajas como procesos automatizados o lógicas incluidas que pueden, por ejemplo, ayudar a saber si las acciones de ventas tienen impacto en la contabilidad. Bajo un ERP, todo el equipo de una organización puede estar en la misma página para visibilidad en todo momento.

Entre las necesidades esenciales de Casai, una que se destacó del resto fue la falta de un sistema de administración de propiedades (PMS) eficiente y optimizado para ayudar a supervisar los detalles técnicos de sus más de 1000 propiedades. Esto incluye tecnicismos como superficies, servicios disponibles y contratos para cada departamento individual.

En casos como este, el equipo de OSI a menudo se comunicará con la comunidad de Odoo y verificará si otros expertos de Odoo ya han creado módulos que puedan satisfacer las necesidades del cliente en cuestión. Nuestros expertos se encontraron con un proyecto de Odoo en España que había creado un sistema de gestión completo para un hotel. Dado que este PMS español fue diseñado específicamente para aquellos en la industria hotelera, se destacó como la opción más prometedora.

Los requisitos particulares de Casai requerían módulos de gestión un poco diferentes de los que ofrecía el sistema español, pero con una ligera reconfiguración, el equipo de OSI pudo modificarlo para que coincidiera exactamente con las necesidades de Casai. Como suele ocurrir, el enfoque de código abierto ahorra tiempo y recursos con el poder de la comunidad de Odoo; aprovechando a nuestros camaradas en todo lo relacionado con ERP, los equipos de proyecto de Casai y OSI trabajaron juntos para crear exactamente la solución correcta para optimizar la administración de propiedades y todos los detalles minuciosos que implica.

Hoy, Casai usa con éxito Odoo para:

• Contabilidad
• Administración de propiedades
• Ventas y CRM
• Integración con Guesty
• La gestión del inventario
• Compras
• RMA
• Proyectos
• Recursos humanos

A lo largo del proyecto, los miembros del equipo de OSI brindaron una amplia transferencia de conocimientos y capacitación al equipo técnico de Casai. Con este enfoque de "entrenamiento en las trincheras juntos", Casai desarrolló habilidades internas de personalización y desarrollo de Odoo, brindándoles las herramientas que necesitan para continuar teniendo éxito con Odoo a medida que su negocio se acelera.

Nos complace anunciar que Casai aprovechará sus capacidades de Odoo recientemente instituidas para seguir creciendo. Habiendo trabajado tan de cerca a lo largo de este proyecto, hemos visto de lo que Casai es capaz en términos de iniciativa y ejecución: la experiencia de Casai es verdaderamente especial. Y con las herramientas de Odoo ahora respaldando sus operaciones, sabemos que tendrán más que éxito cuando Nico, Maricarmen y el equipo lleven la experiencia de Casai a su próxima frontera objetivo: Colombia.