El valor de un taller: empezar con el pie derecho

Las implementaciones de sistemas ERP son vitales para cualquier negocio en crecimiento, por lo que cada proyecto en el que trabajamos comienza con un taller previo a la implementación diseñado pensando en el éxito final. En este artículo, obtenga información sobre su próximo taller de implementación de ERP con Open Source Integrators.

Si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará allí.

Lewis Carroll

Combatir las tendencias negativas de la industria con un enfoque altamente colaborativo

Lewis Carroll podría haber querido decir la cita anterior de una manera caprichosa e ingeniosa, pero en Open Source Integrators nos gusta tomarla literalmente.

A través de nuestros muchos años de experiencia, aprendimos que las implementaciones de ERP no fallan debido a la tecnología, sino debido a la falta de planificación, alineación del liderazgo o ineficiencias en los procesos comerciales. Los datos de la industria sobre las implementaciones de ERP indican que el 50% falla la primera vez, cuestan mucho más de lo presupuestado inicialmente y pueden tardar un 30% más de lo previsto.

Open Source Integrators combate estas tendencias negativas de la industria iniciando un entorno de taller colaborativo como primer paso para cualquier compromiso. Nuestro equipo dedica una semana completa a reunirse con su equipo e identificar todos los procesos comerciales y los equipos y personas que se verán afectados por la implementación del ERP. Analizamos su situación, objetivos y cronograma, y luego avanzamos y simplificamos las fases futuras de trabajo optimizando las partes más críticas de su sistema comercial.

Al final del taller, brindamos a nuestros clientes un plan de implementación de ERP completamente integral que incluye varias opciones (presupuestos y compromisos de tiempo incluidos) que todas las partes deberán cumplir para lograr los resultados identificados. Nuestro enfoque permite a los clientes tener un alto grado de confianza en la solución seleccionada. A través de nuestro taller de profundización, esperamos ayudarlo a sentirse seguro de que la transformación digital que desea se logrará, planificada y a tiempo.

¿Qué es nuestro taller diagnóstico?

Las implementaciones de ERP son un gran paso para su organización, por lo que cada proyecto en el que trabajamos comienza con un taller previo a la implementación diseñado pensando en el éxito final. Si decide elegir a Open Source Integrators como su socio de implementación de ERP, nuestro taller está diseñado específicamente para ayudarnos a determinar el alcance del proyecto potencial, optimizar sus procesos, elegir las pilas de tecnología, establecer su plan de integración e implementación, analizar las opciones de capacitación del sistema, y elaborar un presupuesto integral para el cronograma específico que hemos acordado.

Específicamente, su organización puede esperar que la evaluación del taller esté compuesta por:

• Recopilación de requisitos necesarios: alinear al grupo sobre los requisitos de implementación con los tomadores de decisiones clave presentes.
• Centrar la atención de todos los involucrados en la implementación en una revisión concisa del proceso de principio a fin.
• Open Source Integrators nivelará la comprensión de sus requisitos de ERP dentro de su organización.

¿Por qué consideramos tan importantes los talleres?

Como ocurre con cualquier asociación, subrayar los términos y establecer expectativas es clave para garantizar el éxito. Los tomadores de decisiones en ambos extremos de la asociación deben asegurarse de estar alineados en todos los aspectos del proceso venidero. De lo contrario, cuando se trata de proyectos tan grandes como una implementación de ERP de alcance completo, las cosas pueden complicarse. Un taller construye una buena comunicación en el proyecto desde el principio.

Un taller exitoso:

• Determine la preparación de su organización para un nuevo sistema ERP
• Ayude a comprender el alcance requerido para su implementación.
• Permite estimar con mayor precisión el alcance del compromiso.
• Evite grandes excesos de tiempo y presupuesto
• Proporciona a los tomadores de decisiones actuar en base a expectativas presupuestarias realistas.
• Identifica los objetivos de implementación y la hoja de ruta para completar estos objetivos.
• Crea una priorización de objetivos y posibles fases para implementar los entregables.
• Ayude a comprender la necesidad de su organización de un sistema ERP
• Ayude a promover la preparación para el cambio en toda su organización
• Permíte familiarizarnos con su organización y la mejor manera de darle forma a su implementación de ERP para facilitar sus requisitos.

¿Dónde se llevará a cabo el taller?

En Open Source Integrators, ofrecemos total flexibilidad. Queremos que se sienta cómodo durante el taller, siendo la comodidad y el tiempo nuestras principales prioridades. Dicho esto, se pueden realizar talleres:

• En persona en su organización
• En persona en una de las oficinas regionales de Open Source Integrators
• Virtualmente

¿Quién participa exactamente en el taller?

Como se señaló anteriormente, reunirse virtualmente o en persona le permite conocer al equipo de Open Source Integrators y determinar si desea seleccionarnos como su equipo de implementación de ERP. Dado que el éxito de la gran mayoría de las implementaciones de ERP tiene que ver con el equipo de ERP, no con la solución de software, es importante asegurarse de que su equipo de integración de ERP comprenda su organización antes de invertir en un proyecto, y asegurarse de que el integrador elegido posee la competencia adecuada para ayudarle en sus objetivos finales.

En cuanto a nuestro equipo de integración, nuestro enfoque siempre ha sido contratar profesionales de negocios con diferentes áreas de especialización. Nuestro equipo está compuesto por CPA, CMA, MBA, así como expertos en almacén, fabricación, ingeniería y servicios de campo, cuyos conjuntos de habilidades adaptaremos a las necesidades específicas de su industria.

¿Cómo transcurrirá el taller?

Nuestro enfoque es guiarlo a través de cada una de las áreas funcionales requeridas en su implementación de ERP. En general, esto incluirá seguir un esquema programado que mantenga las reuniones encaminadas y programadas, además de garantizar que no dejemos de reunir ningún requisito valioso.

Con el fin de reunir todos los requisitos, nos encargaremos de dirigir estos talleres y hacer todas las preguntas necesarias. Por supuesto, en última instancia vemos nuestros proyectos como una especie de colaboración, pero tomaremos las riendas y dirigiremos su proyecto en un esfuerzo por asegurarle a su organización que todo está en buenas manos.

Entregables: ¿Qué puede esperar como resultado de un taller?

Al concluir un taller, recibirá documentación de toda la información recopilada en el taller en un formato organizado. Esto incluye pero no se limita a:

• Documentación de los flujos de trabajo de su pedido para cobrar y de adquisiciones para pagar
• Requisitos clave/conclusiones
• KPI para ayudar a su organización con su proceso de toma de decisiones de ERP y el ROI que puede esperar de estos entregables
• Los puntos débiles de su organización
• Calendario propuesto para adaptarse a las fechas de entrada en funcionamiento requeridas
• Riesgos que hemos identificado
• Requisitos por área funcional
• Alcance de las integraciones requeridas
• Brechas en el software y opciones para llenar estas brechas, incluidas las aplicaciones propuestas ya desarrolladas o la configuración del software según sus necesidades.

Evitar un enfoque fragmentado

En el caso de cualquier tipo de implementación de software, eventualmente será necesario recopilar los requisitos. Es decir, si estos requisitos se recopilan poco a poco durante la implementación, se facturarán según nuestra tarifa por hora. Este no sólo es el enfoque más costoso, sino que también puede conducir a una ejecución más confusa del proceso de implementación en todo momento. El valor final de un taller es llevar a cabo la recopilación de requisitos vitales para una implementación más eficiente y exitosa.