Distribuidor de vinos agiliza los procesos de ventas, compras e inventario con Odoo ERP

Vinha es un distribuidor en línea situado en Sintra, Portugal con operaciones esparcidas en la Unión Europea y otros países Europeos.

Vinha ofrece más de dos mil tipos de vinos y licores, y ha estructurado su sitio web con el objetivo de ayudar a los clientes a seleccionar fácilmente las opciones con precisión y rapidez. Como expertos con amplios conocimientos, Vinha ofrece a los clientes información sobre los productos, como las mejores mezclas para cada vino, la temperatura adecuada para disfrutarlo al máximo y los intervalos de conservación ideales. También fue la primera tienda de vinos en Internet que utilizó el sistema de valoración Vivino, el principal mercado y comunidad de vinos, con valoraciones de más de 10 millones de amantes y aficionados al vino.

En los últimos años, Vinha ha experimentado importantes cambios de circunstancias que han propiciado un crecimiento más que notable en todas sus operaciones. En 2019, Elisio Santos, propietario de Vinha y cerebro detrás de todo lo relacionado con el vino, adquirió el negocio con la intención de escalar radicalmente el potencial de Vinha como distribuidor. Elisio invirtió en un almacén adecuado equipado para gestionar el movimiento ascendente de Vinha y contrató a Pedro Sarmento, el actual director de operaciones de Vinha, para que ayudara a gestionar la iniciativa junto con algunos otros miembros del personal de Vinha.

Aunque emocionantes, estos cambios crearon una considerable fatiga en los procesos empresariales de Vinha, lo que a su vez colocó a Vinha en la posición exacta para reconsiderar la forma en que ejecutaban y gestionaban sus operaciones. En concreto, Elisio y su equipo se interesaron por automatizar las ventas y las compras, crear una visibilidad total sobre el inventario y encontrar una herramienta que calculara con precisión los márgenes. Lo que sigue es la historia del esfuerzo de colaboración de Vinha y OSI para implantar y optimizar el software ERP Odoo con el fin de agilizar la gestión de los procesos de Vinha.

Situación

Las herramientas de Vinha antes de incorporar Odoo:

• WooCommerce + hojas de cálculo para gestionar su tienda online.
• Ningún sistema para calcular márgenes con precisión.
• InvoiceXpress para facturación.
• Proceso manual para adquirir existencias de reposición y mantener el almacén abastecido.

Después de que Elisio tomara el timón, el crecimiento global de Vinha mostró sistemáticamente aumentos de cientos de puntos porcentuales por trimestre, con la promesa de un crecimiento continuado que presionaba firmemente hacia el futuro de Vinha. Sin embargo, este repentino estallido de expansión puso a prueba las herramientas y técnicas que habían estado utilizando para hacer negocios.

El catálogo de productos de Vinha había crecido de 600 a más de 2.000 unidades de mantenimiento de existencias (SKU) en el transcurso de un solo año, lo que provocó que su configuración de WooCommerce/hoja de cálculo se quedara corta a la hora de mantener la visibilidad de las existencias. 

En el sector del vino, el valor de las distintas marcas, tipos y años fluctúa constantemente, lo que significa que la incapacidad de realizar un seguimiento del inventario con una precisión del 100% puede dar lugar a desperdicios y a precios inferiores a los reales. En pocas palabras: Vinha buscaba una mejor visibilidad de la rotación del inventario para que el envejecimiento de los productos nunca se convirtiera en un problema.
 

Además, los pedidos de Vinha se acumulaban hasta el punto de requerir compras diarias a muchos proveedores diferentes, y cada fin de semana Vinha experimentaba picos de volumen de pedidos. El resultado era una cantidad incómoda de horas extra dedicadas a procesar estos pedidos antes de que el equipo de preparación de pedidos pudiera reanudar el trabajo. Aunque no se trata de un problema demasiado grave cuando se trata del sustento de la empresa, estos aumentos contribuyeron a atascar los procesos de Vinha y crearon retrasos.

En resumen, el crecimiento sustancial de Vinha sometió sus técnicas de planificación de recursos y gestión de almacenes a una presión abrumadora, lo que hizo que Elisio y su equipo buscaran mejores técnicas para agilizar los procesos de la empresa. Vinha se asoció con OSI para implantar un sistema ERP ejecutado en Odoo, con una configuración personalizada que aborda simultáneamente las necesidades actuales de Vinha y las prepara para el éxito futuro.

Enfoque

Asegurándonos que las operaciones de Vinha se ajusten a la medida con su éxito. 

Nuestros expertos en Odoo trabajaron estrechamente con los responsables de Vinha -Pedro Sarmento, Oliver Fontein y, por supuesto, el propio Elisio Santos- para encontrar la configuración de Odoo más adecuada para simplificar los procesos. Ajustando Odoo a la situación de Vinha, podrían llevar a cabo su actividad utilizando métodos eficaces de cálculo de existencias, compras y márgenes, con margen más que suficiente para optimizar continuamente a medida que la demanda continuara.

Desde la realización de pedidos a proveedores hasta el comercio electrónico y el cumplimiento, los procesos de Vinha se encontraban exactamente en el lugar adecuado para recibir el tratamiento Odoo ERP de OSI, que se puso en marcha de acuerdo con nuestro procedimiento probado y verdadero para solidificar un proyecto ERP de éxito:

Iniciando con las herramientas adecuadas, metas y una configuración óptima para el funcionamiento. 

Las herramientas de Vinha después de Odoo:

• Conector de WooCommerce con Odoo para la creación automatizada de pedidos de venta con el fin de activar un proceso más optimizado de recogida, embalaje y envío.
• La funcionalidad de gestión de inventario de Odoo para realizar un seguimiento de las 2.000 referencias de Vinha, integrada con la contabilidad financiera de Odoo.
• Personalización de Odoo para ofrecer la opción de integrarse con InvoiceXpress o sustituirlo.
• El módulo de compras de Odoo para mejorar los procesos de compra, como el uso de reglas automatizadas de reordenación, un seguimiento más eficaz de los envíos de los proveedores, la recepción de existencias y el almacenamiento en ubicaciones documentadas de pasillos, estanterías y contenedores.
• Informes y análisis para impulsar las mejoras de los procesos en el comercio electrónico y la optimización del inventario.

El objetivo principal de la configuración del sistema Odoo de Vinha era identificar las principales áreas problemáticas de sus procesos anteriores y abordarlas con una integración cuidadosamente adaptada. Cada uno de los siguientes objetivos se llevó a cabo con éxito y se está probando y reconfigurando continuamente para satisfacer las necesidades de Vinha.

Agilizar el proceso de cumplimiento de pedidos

Una parte significativa de las entregas de Vinha se realiza mediante pedidos de compra. Esto significa que Vinha se abastece de los proveedores cuando se realizan los pedidos de los clientes. Con sus métodos anteriores, se trataba de un proceso manual y lento que tendía a fallar cuando los volúmenes de pedidos se volvían abrumadores. Con Odoo, Vinha puede ahora agilizar este proceso proponiendo y haciendo un seguimiento automático de los pedidos de los proveedores.

Visibilidad de los márgenes de ventas

La mayoría de referencias tienen márgenes bajos, y encima descuentos y gastos de envío aplican. Teniendo esto en cuenta, es fundamental que cualquier empresa comprenda los márgenes obtenidos por producto y pedido, después de contabilizar los costos directos. Odoo proporciona esta información al permitir que el equipo de Vinha mantenga un registro de la situación real de los costos del producto, con el beneficio adicional de estimar los costos de embalaje y entrega. El sistema Odoo de Vinha ahora puede usar esta información para informar márgenes precisos por producto y pedido, dándole a Vinha la capacidad de ajustar los precios y hacer rápidamente decisiones sobre su política de gastos de envío.

Control de las cuentas de los proveedores

Nuestros expertos configuraron Odoo para aliviar parte de la tensión y la complejidad de controlar manualmente las facturas de los proveedores. Se puso en marcha un proceso para automatizar los pedidos a proveedores, controlar las cantidades recibidas y comprobar las facturas recibidas con las cantidades recibidas y los precios acordados.

Visibilidad de las existencias lentas

Como ya se ha señalado, el valor y la demanda de vinos de distintas marcas, tipos, años, etc., fluctúan constantemente. Para un distribuidor como Vinha, esto crea la necesidad de estar siempre al tanto de lo que hay en el inventario. Gracias a los datos de inventario precisos generados por las transacciones de compra y venta, Vinha dispone ahora de visibilidad en tiempo real de las existencias, y tiene una visibilidad completa del valor y los tiempos de ciclo correspondientes.

Resultado

OSI y Vinha trabajaron juntos para implementar correcciones clave en cada punto de las operaciones que no era capaz de soportar el crecimiento. Ahora, con Odoo, Elisio y su equipo podrán trabajar a través de sus procesos recién configurados y soportados por Odoo y hacer ajustes donde sea necesario.

Es justo decir que la implantación de Odoo en Vinha fue todo lo bueno que puede ir una implantación de un sistema ERP. Pero de lo que nosotros, OSI, estamos realmente más orgullosos es de la oportunidad de haber formado una relación de trabajo estable con Elisio, Pedro y el resto del equipo de Vinha. Cuando llegó el momento para Vinha de considerar un ERP, podrían haber ido con cualquier otro integrador, pero eligieron por encima de todo ir con OSI.

Nos sentimos honrados de que Vinha haya elegido a OSI como su socio en la implementación de un sistema ERP Odoo hecho a medida, y esperamos seguir ayudando a llevar su negocio a un nivel superior de operatividad ERP.